Διαχείριση χρόνου
Λίστες Υποχρεώσεων
Μία To Do List “είναι μια λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να ολοκληρώσετε ή πράγματα που θέλετε να κάνετε” (BurtonPayne, 2020). Οι εργασίες που περιλαμβάνονται οργανώνονται προκειμένου να δοθούν προτεραιότητες.
Αυτού του είδους οι λίστες μπορούν είτε να γραφτούν σε ένα κομμάτι χαρτί, είτε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογικά μέσα, όπως αντίστοιχες εφαρμογές ή προγράμματα υπολογιστή όπως το Word και το Excel. Κάνοντας μια λίστα υποχρεώσεων, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα ξεχάσετε καμία εργασία που περιλαμβάνεται σε αυτήν και ότι μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε το χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεσή τους.
Τρόποι που θα κάνουν τη Λίστα Υποχρεώσεων Λειτουργική για εσάς (Duffy, 2020):
- Επιλέξτε τη σωστή εφαρμογή (ή χρησιμοποιήστε χαρτί): Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξετε την
εφαρμογή που λειτουργεί για εσάς. Σε περίπτωση που προτιμάτε ένα χαρτί μόνο είναι μια χαρά.
Ωστόσο, μια εφαρμογή έχει κάποια οφέλη σε σχέση με το χαρτί. Για παράδειγμα, μπορείτε να
προσθέσετε ευκολότερα νέες εργασίες και δεν είναι τόσο εύκολο να χάσετε την ψηφιακή λίστα
όσο είναι αποθηκευμένη. Επιπλέον, υπάρχουν αρκετές επιλογές για να δείτε τις εργασίες σας,
όπως αλφαβητικά ή σύμφωνα με τις καταληκτικές ημερομηνίες. - Δημιουργήστε περισσότερες από μία λίστες: Θα ήταν χρήσιμο να δημιουργήσετε διαφορετικές
λίστες που αφορούν σε διαφορετικά θέματα ή διαφορετικά πεδία δραστηριότητας. Μπορείτε να
έχετε μια διαφορετική λίστα σχετικά με το νοικοκυριό και μια άλλη που αναφέρεται στην
επαγγελματική σας ζωή. - Προσθέστε νέες εργασίες το συντομότερο δυνατό: Όταν εμφανιστεί μια νέα εργασία, πρέπει να
την προσθέσετε στη λίστα σας το συντομότερο δυνατό, ώστε να μην την ξεχάσετε και να έχετε
χρόνο να αναδιοργανώσετε τα σχέδιά σας εάν χρειαστεί. - Αναφέρετε ημερομηνίες λήξης: Όταν μια εργασία έχει προθεσμία, προσθέστε την. Αυτό θα σας
βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στις δραστηριότητές σας. Ο καθορισμός ημερομηνιών λήξης
θα μπορούσε να είναι πραγματικά βοηθητικός, επειδή μπορείτε να δείτε γρήγορα ποιες
δραστηριότητες πρέπει να ολοκληρωθούν μέχρι αύριο, για παράδειγμα, και επίσης σας βοηθά να
οργανώσετε το πρόγραμμά σας όλη την εβδομάδα. - Επανεξετάστε τη λίστα σας σε καθημερινή βάση: Παρακολουθήστε καθημερινά τη λίστα σας και
εξετάστε εάν είναι λογική και εφικτή. Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατή η ολοκλήρωση των
σημερινών εργασιών σας, σκεφτείτε μια αναθεώρηση. - Γράψτε εργασίες και όχι στόχους: Οι στόχοι είναι επιτεύγματα ή επιθυμητά αποτελέσματα και, ως
εκ τούτου, είναι δύσκολο να ποσοτικοποιηθούν. Επομένως, είναι προτιμότερο να γράψετε τις
εργασίες που χρειάζονται για να πετύχετε τους στόχους σας, παρά τον ίδιο τον στόχο. - Κάντε τη Λίστα Υποχρεώσεων Ευανάγνωστη: Χρησιμοποιήστε διαφορετικά χρώματα για να
επισημάνετε ορισμένες σημαντικές δραστηριότητες και χρησιμοποιήστε σφιχτή και απλή γλώσσα.
Οφέλη από τη δημιουργία Λίστας Υποχρεώσεων (Burton-Payne, 2020).
Ορισμός Προθεσμιών
Η Προθεσμία είναι η καταληκτική ώρα ή ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί κάτι. Όσον αφορά στην επαγγελματική ζωή, οι προθεσμίες είναι πραγματικά κοινές και είναι ζωτικής σημασίας να τις τηρούμε. Ωστόσο, ο καθορισμός προθεσμιών και η τήρησή τους μπορεί να μην είναι εύκολο για όλους μας, αλλά είναι κάτι που μπορεί να εξασκηθεί με υπομονή (Nawrocki, 2014). Παρακάτω υπάρχει μια συμβουλή που θα σας βοηθήσει να ορίσετε προθεσμίες που πραγματικά θα τηρήσετε (Matthews, 2020):
Βάλτε προθεσμίες
ΕΠΕΙΓΟΥΣΕΣ: Είναι εύκολο να αναβάλλετε μια εργασία, όταν γνωρίζετε ότι έχετε άφθονο χρόνο για να την ολοκληρώσετε. Πιθανώς να ασχολείστε με κάτι πιο διασκεδαστικό από αυτήν τη συγκεκριμένη εργασία. Αλλά μπορεί να καταλήξετε να κάνετε το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς την τελευταία στιγμή. Ακόμα κι αν η προθεσμία δεν είναι επείγουσα, προσπαθήστε να ορίσετε ορισμένες εργασίες που πρέπει να γίνουν το συντομότερο δυνατό. Με αυτόν τον τρόπο θα υπάρχει καθημερινή πρόοδος στη δουλειά σας και θα έχετε περισσότερα κίνητρα για να ολοκληρώσετε την εργασία.
ΠΡΟΣΩΠΙΚΕΣ: Μπορεί να πείτε στον εαυτό σας ότι πρέπει να έχετε ολοκληρώσει αυτήν την εργασία μέχρι εκείνη την ημερομηνία, αλλά αν δεν ενδιαφέρεστε να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία, τότε θα αποθαρρυνθείτε και θα χάσετε το κίνητρό σας. Βεβαιωθείτε ότι νοιάζεστε για οτιδήποτε πρέπει να πετύχετε. Διαφορετικά, θα δυσκολευτείτε να ακολουθήσετε την προθεσμία.
ΕΦΙΚΤΕΣ: Είναι πραγματικά δύσκολο να τηρήσετε τις προθεσμίες, όταν οι εργασίες σας έχουν την αίσθηση ότι προσπαθείτε να μετακινήσετε βουνά. Χωρίστε τις εργασίες σας σε μικρότερα κομμάτια και αναλάβετε δράση βήμα προς βήμα.
Κοινά λάθη όταν ορίζουμε προθεσμίες
(Nawrocki, 2014)
Προτεραιότητες
Η ιεράρχηση των καθηκόντων σας βοηθά στην οργάνωση των δραστηριοτήτων που πρέπει να κάνετε κατά τη διάρκεια της ημέρας, της εβδομάδας ή του μήνα. Ο προσδιορισμός των προτεραιοτήτων σας θα ενισχύσει τις οργανωτικές σας ικανότητες και θα επηρεάσει θετικά τις επιδόσεις και την παραγωγικότητά σας (Dagher, 2020). Εάν αισθάνεστε πιεσμένοι υπερβολικά, τότε το επίπεδο του άγχους μπορεί να μειωθεί. Οι τρόποι που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε το φόρτο εργασίας παρουσιάζονται παρακάτω (LiquidPlanner, 2020):
- Φτιάξτε μια λίστα με όλες τις εργασίες σας. Αυτή η λίστα μπορεί να είναι παρόμοια με το μοντέλο και τη δομή μιας λίστας υποχρεώσεων. Σε αυτό το στάδιο δεν χρειάζεται να πραγματοποιήσετε τις εργασίες σας. Απλώς συμπεριλάβετε τα πάντα σε αυτήν τη λίστα.
- Διαχωρίστε επείγοντα από σημαντικά καθήκοντα.
Αυτό το μοντέλο αποτελείται από τέσσερα τεταρτημόρια. Αυτό το μοντέλο μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποιες εργασίες ταιριάζουν σε κάθε πλαίσιο. Οι δραστηριότητες που είναι σημαντικές και επείγουσες πρέπει να γίνουν το συντομότερο δυνατό. Εργασίες που είναι σημαντικές αλλά όχι επείγουσες μπορούν να εκτελεστούν στο μέλλον, οπότε προγραμματίστε πότε θα τις ολοκληρώσετε. Στο τεταρτημόριο Νο3 υπάρχουν εργασίες που είναι επείγουσες, αλλά όχι σημαντικές. Αυτές οι εργασίες μπορούν να ανατεθούν σε κάποιον άλλο, τον οποίο εμπιστεύεστε. Τέλος, ούτε επείγουσες ούτε σημαντικές εργασίες πρέπει να αφαιρεθούν από τις λίστες σας. Αυτό το μοντέλο σας βοηθά να αξιολογήσετε την αξία των δραστηριοτήτων σας και να τις δώσετε αντίστοιχη προτεραιότητα.
- Οργανώστε τις εργασίες με εκτιμώμενη προσπάθεια. Οι ειδικοί παραγωγικότητας συνιστούν να
ξεκινήσετε με τις εργασίες που απαιτούν τη μεγαλύτερη προσπάθεια, έτσι ώστε οι ευκολότερες
εργασίες να μείνουν στο τέλος, όταν μπορεί να είστε πιο κουρασμένοι. - Να είστε ευέλικτοι και προσαρμοστικοί. Οι προτεραιότητές σας μπορεί να αλλάξουν λόγω αλλαγών
στην προσωπική ή επαγγελματική σας ζωή. Πρέπει να είστε ευέλικτοι και πρόθυμοι να αναδιοργανώσετε ορισμένα καθήκοντα, τα οποία πιθανότατα θα επηρεαστούν από αυτές τις αλλαγές. - Μάθετε πότε πρέπει να κόψετε. Μπορεί να υπάρχουν κάποιες δραστηριότητες που δεν είναι επείγουσες και σημαντικές. Επομένως, διαγράψτε τις από τη λίστα σας και επικεντρωθείτε στις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε για την ημέρα.
Αποφυγή αιτιών αποδιοργάνωσης
Η αποδιοργάνωση είναι ο κύριος εχθρός της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου, οδηγώντας έτσι σε υψηλότερο επίπεδο άγχους (Pyle, 2020). Αυτές είναι οι κύριες αιτίες αποδιοργάνωσης (Burgess, 2019):
Όταν είμαστε οργανωμένοι, η παραγωγικότητά μας μπορεί να βελτιωθεί επειδή μπορούμε να παραμείνουμε πιο συγκεντρωμένοι και τα επίπεδα άγχους μπορούν να μειωθούν. Ακολουθούν μερικ οί τρόποι που θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε τις αιτίες της αποδιοργάνωσης (Pyle, 2020; Rampton, 2018):
- Πάρτε μια απόφαση: Το πρώτο βήμα είναι πάντα το πιο δύσκολο. Πάρτε μια απόφαση να αρχίσετε να είστε πιο οργανωμένοι και σκεφτείτε γιατί πρέπει να είστε οργανωμένοι, προκειμένου να αποκτήσετε κίνητρο.
- Κάντε το σε καθημερινή βάση: Βρείτε μια εργασία που σχετίζεται με τα καθήκοντά σας και επαναλάβετε την κάθε μέρα. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, θα γίνει συνήθεια και θα είναι πολύ πιο εύκολο να την πραγματοποιήσετε.
- Εξαλείψτε τους περισπασμούς: Προσπαθήστε να αφαιρέσετε τους περισπασμούς, που σας εμποδίζουν να ολοκληρώσετε μια εργασία. Η συγκέντρωσή σας θα μεγιστοποιηθεί και θα είναι ευκολότερο να παραμείνετε οργανωμένοι.
- Απορρίψτε τις κακές συνήθειες: Με αυτόν τον όρο εννοούμε, για παράδειγμα, να αναλαμβάνετε περισσότερα από όσα μπορείτε να χειριστείτε. Σε αυτή την περίπτωση, λόγω του μεγάλου φόρτου εργασίας, καταλήγετε να μην κάνετε τίποτα ή να αφήνετε τα πράγματα ημιτελή. Μια άλλη κακή συνήθεια μπορεί να είναι το να βασίζεστε υπερβολικά στη μνήμη σας. Η μνήμη σας μπορεί να είναι πραγματικά ισχυρή. Ωστόσο, δεν μπορεί να κρατήσει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Προσπαθήστε λοιπόν να έχετε μαζί σας ένα σημειωματάριο, όπου θα σημειώνετε οτιδήποτε θέλετε.
