Comunicación interna

La comunicación interna es la función responsable de la comunicación efectiva entre los participantes dentro de una organización. El alcance de la función varía según la organización y el profesional, desde producir y entregar mensajes y campañas en nombre de la gerencia, hasta facilitar el diálogo bidireccional y desarrollar las habilidades de comunicación de los participantes de la organización. 

La comunicación interna ha sido constantemente reconocida por los académicos y profesionales de la comunicación gerencial y las relaciones públicas como un área clave de las relaciones públicas y con una importancia creciente. 

7 razones por las que la comunicación interna es importante:

  1. Mantiene a la gente informada.
  2. Brinda a las personas una visión más holística de la organización.
  3. Ayuda a construir la cultura de la organización.
  4. Hace que la gente se comprometa.
  5. Ayuda a mantener la calma en tiempos de crisis.
  6. Crea otra dimensión en el lugar de trabajo.
  7. Crea un canal de retroalimentación, debate y discusión.

La comunicación, como componente organizativo esencial, debe incluirse en los parámetros de eficacia, tanto para el contexto externo como interno.
Además, para desarrollar comunicaciones internas eficientes se requieren las siguientes habilidades: habilidad para decir “no”, habilidad para colaborar, consistencia, enfoque en la audiencia y habilidades para escuchar. 


Cuáles son los principales canales de comunicación 

La comunicación, como componente organizativo esencial, debe incluirse en los parámetros de eficacia, tanto para el contexto externo como interno.
Las empresas y organizaciones modernas utilizan una amplia gama de canales para llegar a sus audiencias internas, desde la comunicación tradicional cara a cara hasta las publicaciones impresas, los medios electrónicos y las redes sociales.
Los empleados de todos los niveles deben estar familiarizados con todos (o la mayoría) de estos diferentes métodos de comunicación. Para poder aumentar sus posibilidades de ingresar al mercado laboral, debe poder desarrollar sus
habilidades para los canales de comunicación más comunes utilizados por las empresas modernas en la actualidad, como: 

1)habilidades de comunicación cara a cara;
2) usar videoconferencias;
3) usar llamadas telefónicas de manera adecuada/profesional,
4) usar correos electrónicos;
5) usar mensajes de texto;
6) usar plataformas de mensajería en línea;
7) usar redes sociales.


Cuáles son las ventajas de cada canal de comunicación                      

Cada canal de comunicación tiene sus ventajas y desventajas. Las ventajas de cada canal de comunicación se presentan y discuten en esta sección. 

  1. Comunicación cara a cara: El cara a cara sigue siendo el canal de comunicación preferido si la claridad del mensaje es un factor principal. La comunicación en persona te permite interactuar con el oyente en una discusión de ida y vuelta. También te permite utilizar gestos no verbales, expresiones faciales y tú carisma personal para mejorar el mensaje.
  2. Videollamadas: las videollamadas permiten compartir la pantalla rápidamente y reducen el tiempo de viaje, conservan tú capacidad para leer las expresiones faciales al tiempo que aumentan la flexibilidad y permiten conversaciones complejas o largas.
  3. Llamadas telefónicas: Las llamadas telefónicas son una excelente alternativa cuando se necesita comunicar un sentido de urgencia y obtener respuestas rápidamente. Las llamadas son un canal de comunicación bidireccional en tiempo real que permite escuchar el tono de voz.
  4. Correos electrónicos: El correo electrónico permite tiempos de respuesta más flexibles. Puedes enviar un mensaje un día y recibir una respuesta en unas horas o al día siguiente. Permite una conversación que no está presionada por el tiempo y puede servir para tiempos de respuesta rápidos.
  5. Mensajes de texto: la mensajería de texto SMS es un canal de comunicación activo que ofrece flexibilidad a la hora de enviar mensajes o información esencial rápidamente.
  6. Redes sociales:  Proporcione políticas claras de redes sociales y capacitación para los empleados; empoderar a los defensores sociales de los empleados; involucrar liderazgo y respaldo seguro; escucha en las redes sociales; estrategias de contenido compartibles, relevantes y prácticas; y, autenticidad y
    consistencia. 

Comunicación interna – actividad

Nombre de la actividad:
Evento de emergencia 

Objetivo de la actividad:
Ayudar a los participantes a ponerse en el lugar de un empleador y decidir los canales de comunicación que se
utilizarán en un escenario determinado. 

Habilidades que desarrolla la actividad:
Pensamiento crítico, escucha activa, discusión y argumentación. 

Para cuántas personas es adecuada la actividad:
Min. 2 

Tiempo necesario para la actividad:
15-20 minutos.

¿Cuántos instructores se necesitan?:
1

Otros requisitos para la actividad (espacio, equipamiento, …):
De acuerdo al número de participantes debe haber espacio suficiente, para que todos puedan mirarse unos a otros, a fin de desarrollar un debate/diálogo fructífero. 

Descripción de la actividad:
Todos los participantes se sientan de una manera (un círculo es una opción), para que puedan mirarse unos a otros y tener una visión clara. El instructor pide a los participantes que escuchen el escenario descrito/adjunto a continuación. Luego, el equipo tiene que decidir qué canales de comunicación se podrían utilizar para transferir el mensaje internamente en la organización; también, la importancia de la comunicación interna para una organización tiene que ser considerada y discutida.

Escenario:
“Los ingresos de la empresa están disminuyendo, y la Junta Directiva decidió proceder con a) un recorte salarial para todo el personal en un 15 %, y b) una reducción de la plantilla en un 10 %. Esta es una decisión final, que tiene que ser comunicada por Recursos Humanos a todo el personal, de inmediato”. 

Referencias

  1. Dato, N. (2020) 7 best communication channels for a connected team, Podium. Accessed at: https://www.podium.com/article/communication-channels/
  2. Happeo (2021) Guide to understanding & improving Internal Communications in your business, 22 June 2021. Accessed at: https://www.happeo.com/internal-communications-essentials
  3. Kurti, S. and Dollani, P. (2019) Employees’ perceptions on effective communication channels – A case study from Albanian banking sector, Economics and Culture, vol.16, no.1, 2019.
  4. Men, L.R. and Yue, C.A. (2019) Creating a positive emotional culture: Effect of internal communication and impact on employee supportive behaviors, Public Relations Review, vol.45, no.3, September 2019.
  5. Moseley, Corey (2020) 7 reasons why internal communications  is important, Jostle blog. Assessed at: https://blog.jostle.me/blog/why-is-internal-communications-important
  6. Verčič, A.T. and Špoljarić, A. (2020) Managing internal communication: How the choice of channels affects internal communication satisfaction, Public Relations Review, vol.46, no.3, September 2020.
  7. Wikipedia (2021) Internal communications. Accessed at: https://en.wikipedia.org/wiki/Internal_communications
  8. “SME Insights: Why You Should
    Pay Attention to Internal Communications”, © 2011 – 2021 SkillsYouNeed.com, Retrieved November 23, 2021, from https://www.skillsyouneed.com/rhubarb/internal-communications-strategy.html.