Comunicazione interna

La comunicazione interna è la funzione responsabile della comunicazione efficace tra i partecipanti all’interno di un’organizzazione. La portata della funzione varia a seconda dell’organizzazione e del professionista, dalla produzione e consegna di messaggi e campagne per conto della direzione, alla facilitazione del dialogo bidirezionale e allo sviluppo delle capacità comunicative dei partecipanti all’organizzazione (Wikipedia, 2021).

La comunicazione interna è stata costantemente riconosciuta dagli studiosi di comunicazione manageriale e di relazioni pubbliche come un’area chiave delle relazioni pubbliche, che sta crescendo di importanza (Verčič e Špoljarić, 2020; Men e Yue, 2019).

7 motivi per cui la comunicazione interna è importante (Moseley, 2020)

  1. Mantiene le persone informate
  2. Fornisce alle persone una visione più olistica dell’organizzazione
  3. Aiuta a costruire la cultura dell’organizzazione.
  4. Coinvolge le persone
  5. Aiuta a mantenere la calma nei momenti di crisi
  6. Crea un’altra dimensione sul posto di lavoro
  7. Crea un canale per il feedback, il dibattito e la discussione

L’importanza della comunicazione interna (Happeo, 2021).

La comunicazione, in quanto componente organizzativa essenziale, deve essere inclusa nei parametri di efficacia, sia per il contesto esterno che per quello interno (Kurti e Dollani, 2019).

Inoltre, per sviluppare una comunicazione interna efficace sono necessarie le seguenti competenze: capacità di dire “no”, capacità di collaborare, coerenza, attenzione al pubblico e capacità di ascolto. (https://www.skillsyouneed.com/rhubarb/internal-communications-strategy.html)

Quali sono i più importanti canali di comunicazione?

La comunicazione, in quanto componente organizzativa essenziale, deve essere inclusa nei parametri di efficacia, sia per il contesto esterno che interno (Kurti e Dollani, 2019). Le aziende e le organizzazioni moderne utilizzano un’intera gamma di canali per raggiungere il pubblico interno: dalla comunicazione tradizionale, faccia a faccia, alle pubblicazioni stampate, ai media elettronici e ai social network (Verčič e Špoljarić, 2020). I dipendenti a tutti i livelli sono tenuti a conoscere tutti (o la maggior parte) di questi diversi metodi di comunicazione. Per avere maggiori possibilità di entrare nel mercato del lavoro, è necessario essere in grado di sviluppare le proprie competenze per i canali di comunicazione più comuni utilizzati dalle aziende moderne, quali: 1) capacità di comunicazione faccia a faccia, 2) utilizzo di videoconferenze, 3) utilizzo corretto/professionale di telefonate, 4) utilizzo di e-mail, 5) utilizzo di messaggi di testo, 6) utilizzo di piattaforme di messaggistica online e 7) utilizzo di social media (Dato, 2020). Le aziende scelgono il giusto canale di comunicazione per ogni messaggio al fine di far funzionare l’attività in modo efficiente, quindi è necessario sviluppare le competenze adeguate per rispondere a queste esigenze.


Quali sono i vantaggi di questi canali di comunicazione?              

Ogni canale di comunicazione presenta vantaggi e svantaggi. In questa sezione vengono presentati e discussi i vantaggi di ciascun canale di comunicazione.

  1. Comunicazione faccia a faccia: Il faccia a faccia è ancora il canale di comunicazione preferito se la chiarezza del messaggio è un fattore primario. La comunicazione di persona permette di interagire con l’ascoltatore in una discussione a distanza. Permette inoltre di utilizzare gesti non verbali, espressioni facciali e carisma personale per migliorare il messaggio (Kokemuller, 2018).
  2. Videoconferenza: Le videochiamate consentono una rapida condivisione dello schermo e riducono i tempi di viaggio, mantengono la capacità di leggere le espressioni facciali aumentando la flessibilità e consentono conversazioni complesse o lunghe (Podium, 2020).
  3. Telefonate: Le telefonate sono un’ottima alternativa quando è necessario comunicare un senso di urgenza e ottenere risposte rapidamente. Le chiamate sono un canale di comunicazione bidirezionale in tempo reale che permette di sentire il tono della voce (Podium, 2020)..
  4. E-mail: La posta elettronica consente tempi di risposta più flessibili. È possibile inviare un messaggio un giorno e ricevere una risposta in poche ore o il giorno successivo. Permette di conversare senza essere pressati dal tempo, ma può servire per ottenere tempi di risposta rapidi (Kokemuller, 2018). 
  5. Messaggi di testo: Gli SMS sono un canale di comunicazione attivo che offre flessibilità quando si tratta di inviare rapidamente messaggi o informazioni essenziali (Avochato, 2021).
  6. Social media: Fornire politiche chiare sui social media e formazione ai dipendenti; responsabilizzare i social advocate dei dipendenti; coinvolgere la leadership e assicurarsi l’approvazione; ascoltare i social media; strategie di contenuti condivisibili, pertinenti e pratici; autenticità e coerenza (Ewing, 2019).

Attività

Nome dell’attività:
Evento di emergenza

Scopo dell’attività:
L’obiettivo dell’attività è aiutare i partecipanti a mettersi nei panni di un datore di lavoro e a decidere il canale o i canali di comunicazione da utilizzare in un determinato scenario. L’obiettivo è far sì che i partecipanti acquisiscano un punto di vista diverso e si rendano conto dell’importanza della comunicazione interna.

Abilità sviluppate:
Pensiero critico, ascolto attivo, discussione e argomentazione

Numero di partecipanti:
Non c’è un massimo, ma almeno un minimo di 2 persone.

Tempo richiesto:
15-20 minuti

Quanti istruttori sono richiesti:
1

Materiali/Spazi richiesti:
In base al numero di partecipanti deve esserci abbastanza spazio, in modo che tutti possano guardarsi l’un l’altro, per sviluppare un dibattito/dialogo proficuo.

Descrizione dell’attività:
Tutti i partecipanti si siedono in un modo (magari in cerchio), in modo da potersi guardare l’un l’altro e avere una visione chiara. L’istruttore chiede ai partecipanti di ascoltare lo scenario descritto/allegato di seguito. Poi, il gruppo deve decidere quali canali di comunicazione possono essere utilizzati per trasferire il messaggio all’interno dell’organizzazione; inoltre, deve essere considerata e discussa l’importanza della comunicazione interna per un’organizzazione.

Scenario:
“I ricavi dell’azienda sono in calo e il Consiglio di Amministrazione ha deciso di procedere con: a) una riduzione degli stipendi per tutto il personale del 15% e b) una riduzione del personale del 10%. Si tratta di una decisione definitiva, che deve essere comunicata dalle Risorse Umane a tutto il personale, immediatamente”.

Bibliografia

  1. Dato, N. (2020) 7 best communication channels for a connected team, Podium. Accessed at: https://www.podium.com/article/communication-channels/
  2. Happeo (2021) Guide to understanding & improving Internal Communications in your business, 22 June 2021. Accessed at: https://www.happeo.com/internal-communications-essentials
  3. Kurti, S. and Dollani, P. (2019) Employees’ perceptions on effective communication channels – A case study from Albanian banking sector, Economics and Culture, vol.16, no.1, 2019.
  4. Men, L.R. and Yue, C.A. (2019) Creating a positive emotional culture: Effect of internal communication and impact on employee supportive behaviors, Public Relations Review, vol.45, no.3, September 2019.
  5. Moseley, Corey (2020) 7 reasons why internal communications  is important, Jostle blog. Assessed at: https://blog.jostle.me/blog/why-is-internal-communications-important
  6. Verčič, A.T. and Špoljarić, A. (2020) Managing internal communication: How the choice of channels affects internal communication satisfaction, Public Relations Review, vol.46, no.3, September 2020.
  7. Wikipedia (2021) Internal communications. Accessed at: https://en.wikipedia.org/wiki/Internal_communications
  8. “SME Insights: Why You Should
    Pay Attention to Internal Communications”, © 2011 – 2021 SkillsYouNeed.com, Retrieved November 23, 2021, from https://www.skillsyouneed.com/rhubarb/internal-communications-strategy.html.