Gestión del tiempo
Listas de cosas a hacer
Una lista de tareas “es una lista de tareas que debe completar o cosas que desea hacer” (Burton-Payne, 2020).
Las tareas incluidas están organizadas para priorizarlas. Este tipo de listas se pueden escribir en una hoja de papel o se pueden utilizar medios tecnológicos, como las aplicaciones correspondientes o programas informáticos como Word y Excel. Al hacer una Lista de tareas pendientes, puede asegurarse de no olvidar ninguna tarea incluida y de que también puede administrar el tiempo necesario para llevarlas a cabo.
Maneras de ayudarlo a hacer que su Lista de tareas le funcione (Duffy, 2020).
- Elija la aplicación correcta (o utilice papel): el primer paso es elegir la aplicación que funcione mejor con usted. En caso de que prefiera un solo papel, está bien. Sin embargo, una aplicación tiene algunos
beneficios sobre el papel. Por ejemplo, es más fácil agregar nuevas tareas y no es tan fácil perder la lista
digital mientras esté guardada. Además, hay varias opciones para ver sus tareas, como alfabéticamente
o por fecha de vencimiento. - Cree más de una lista: puede resultar útil crear diferentes listas sobre diferentes temas o diferentes campos de actividad. Puedes tener una lista diferente respecto al hogar y otra referente a tu vida profesional.
- Agregue nuevas tareas lo antes posible: cuando aparece una nueva tarea, debe agregarla a su lista lo antes posible, para no olvidarla y tener tiempo para reorganizar sus planes si es necesario.
- Mencione fechas de vencimiento: cuando una tarea tiene una fecha límite, agréguela. Esto le ayudará
a priorizar sus actividades. Asignar fechas de vencimiento podría ser realmente útil, porque puede ver
rápidamente qué tareas deben completarse para mañana, por ejemplo, y también lo ayuda a organizar
su horario durante la semana. - Revise su lista a diario: vigile diariamente su lista y examine si es razonable y factible. En caso de que
las tareas de hoy no se puedan completar, considere una revisión. - Escriba tareas, no metas: las metas son logros o resultados deseables y, como tales, son difíciles de
cuantificar. Por lo tanto, se prefiere anotar las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos en lugar del
objetivo en sí. - Haga que su lista de tareas sea legible: use diferentes colores para resaltar ciertas actividades importantes y use un lenguaje estricto y simple.
Beneficios de hacer este tipo de listados
(Burton-Payne, 2020).
Poner fechas límites
La fecha límite es la última hora o fecha en la que se debe completar algo. Cuando se trata de la vida profesional, los plazos son muy habituales y es de vital importancia cumplirlos. Sin embargo, establecer plazos y cumplirlos puede que no sea fácil para todos, pero es algo que se puede practicar con paciencia (Nawrocki, 2014). A continuación, se incluye un consejo para ayudarlo a establecer los plazos que realmente cumplirá (Matthews, 2020):
ESTABLECER FECHAS LÍMITE
URGENTES: Es fácil posponer una tarea cuando sabe que tiene mucho tiempo para completarla. Probablemente esté ocupado con algo más divertido que esta tarea específica. Pero podría terminar haciendo la mayor parte del trabajo en el último minuto. Incluso si el plazo no es urgente, intente definir algunas tareas que deben realizarse lo antes posible. De esta forma habrá un avance diario en tu trabajo y estarás más motivado para completar la tarea.
PERSONALES: Puede que se diga a sí mismo que debe haber terminado esta tarea para esa fecha, pero si no tiene interés en completarla, se sentirá desanimado y perderá la motivación. Asegúrate de preocuparte por cualquier cosa que tengas que lograr; de lo contrario, tendrá dificultades para cumplir con la fecha límite.
ACCIONABLE: Es realmente difícil cumplir con los plazos, cuando sus tareas se sienten como intentar mover montañas. Divida sus tareas en partes más pequeñas y actúe paso a paso.
Errores a la hora de establecer fechas límite (Nawrocki, 2014)
Priorizar
Dar prioridad a sus tareas ayuda a organizar las actividades que necesita hacer durante el día, la semana o el mes.
Determinar sus prioridades impulsará sus habilidades organizativas y afectará positivamente su desempeño y productividad (Dagher, 2020).
Si se siente abrumado, entonces el nivel de estrés podría reducirse. Las formas de ayudarlo a administrar la carga de trabajo se muestran a continuación (LiquidPlanner, 2020):
Este modelo consta de cuatro cuadrantes. Este modelo puede ayudarlo a identificar qué tareas coinciden con cada cuadro. Las actividades que son importantes y urgentes deben realizarse lo antes posible. Las tareas que son importantes, pero no urgentes se pueden realizar en el futuro, así que programe cuándo las va a terminar. En el cuadrante no3 se encuentran las tareas que son urgentes, pero no importantes. Estas tareas se pueden asignar a otra persona en quien confíe. Por último, ni las tareas urgentes ni importantes deben eliminarse de sus listas. Este modelo le ayuda a evaluar el valor de sus actividades y priorizarlas respectivamente.
1. Ordenar tareas por esfuerzo estimado. Los expertos en productividad recomiendan comenzar con las tareas que requieren más esfuerzo, de modo que las tareas más fáciles queden al final, cuando es posible que esté más cansado.
2. Sea flexible y adaptable. Sus prioridades pueden verse alteradas debido a cambios en su vida personal o laboral. Tienes que ser flexible y estar dispuesto a reorganizar algunas tareas, que probablemente se verán afectadas por estos cambios.
3. Sepa cuándo cortar. Puede haber algunas actividades que no sean urgentes e importantes. Por lo tanto, elimínelos de su lista y concéntrese en las tareas que debe completar durante el día.
Evita la desorganización
La desorganización es el principal enemigo de la productividad y la gestión eficaz del tiempo, lo que conduce a mayores niveles de estrés (Pyle, 2020). Estas son las principales causas de la desorganización (Burgess, 2019):
Cuando estamos organizados, nuestra productividad puede mejorar porque podemos mantenernos más concentrados y se pueden reducir los niveles de estrés. Aquí hay algunas formas de ayudarlo a evitar las causas de la desorganización (Pyle, 2020; Rampton, 2018):
1. Toma una decisión: El primer paso es siempre el más difícil. Tome la decisión de empezar a ser más organizado y piense por qué necesita organizarse para ganar motivación.
2. Hágalo a diario: busque una tarea relacionada con sus deberes y repítala todos los días. Pasado un tiempo, se convertirá en un hábito y será mucho más fácil llevarlo a cabo.
3. Elimine las distracciones: trate de eliminar las distracciones que le impiden completar una tarea. Su concentración se maximizará y será más fácil mantenerse organizado.
4. Abandone los malos hábitos: con este término nos referimos, por ejemplo, a asumir más de lo que pueda manejar. En este caso, debido a la gran carga de trabajo, terminas sin hacer nada o dejando las cosas sin terminar.
Otro mal hábito podría ser depender excesivamente de su memoria. Tu memoria puede ser realmente fuerte; sin embargo, no puede conservar toda la información necesaria.
Por lo tanto, intente llevar un cuaderno, donde apuntará todo lo que quiera.
