Gestione del tempo

Liste di cose da fare

Una lista di cose da fare “è un elenco di compiti da completare o di cose che si vogliono fare” (Burton-Payne, 2020). Le attività incluse sono organizzate in modo da stabilire un ordine di priorità. Questo tipo di elenchi può essere scritto su un foglio di carta oppure si possono usare mezzi tecnologici, come le app corrispondenti o programmi per computer come Word ed Excel. La stesura di un elenco di cose da fare permette di non dimenticare nessuna attività e di gestire il tempo necessario per portarle a termine. 


Consigli per far sì che la tua lista di cose da fare funzioni (Duffy, 2020):

  1. Scegli l’app giusta (o Usa la carta): Il primo passo è scegliere l’app che funziona meglio con te. Nel caso in cui preferisca un singolo foglio di carta va benissimo. Tuttavia, un’app presenta alcuni vantaggi rispetto alla carta. Per esempio, è più facile aggiungere nuovi compiti e non è facile perdere l’elenco digitale, purché sia salvato. Inoltre, ci sono diverse opzioni per visualizzare le attività, ad esempio in ordine alfabetico o per data di scadenza.
  2. Crea più di un elenco: Può essere utile creare diversi elenchi relativi a diversi argomenti o campi di attività. Puoi avere un elenco diverso che riguarda la casa e un altro che si riferisce alla tua vita professionale.  
  3. Aggiungi i nuovi compiti il prima possibile: Quando si presenta un nuovo compito, bisogna aggiungerlo alla lista il prima possibile, in modo da non dimenticarlo e avere il tempo di riorganizzare i propri piani, se necessario.
  4. Indica le date di scadenza: Quando un compito ha una scadenza, aggiungila . Questo ti aiuterà a stabilire le priorità delle tue attività. Assegnare delle date di scadenza può essere molto utile, perché si può vedere rapidamente quali compiti devono essere completati entro domani, per esempio, e aiuta anche a organizzare il programma durante la settimana.
  5. Rivedi il tuo elenco quotidianamente: Tieni d’occhio ogni giorno la tua lista ed esamina se è ragionevole e fattibile. Nel caso in cui i compiti di oggi non possano essere portati a termine, è bene prendere in considerazione una revisione.
  6. Scrivi compiti, non obiettivi: Gli obiettivi sono traguardi o risultati desiderabili e, in quanto tali, sono difficili da quantificare. Pertanto, è preferibile scrivere i compiti necessari per raggiungere gli obiettivi piuttosto che l’obiettivo stesso. 
  7. Rendi leggibile la tua lista delle cose da fare: Usa colori diversi per evidenziare alcune attività importanti e usa un linguaggio semplice e stringato. 

Vantaggi della creazione di un elenco di cose da fare (Burton-Payne, 2020).

Impostare le scadenze

Per scadenza si intende il termine o la data entro cui si deve svolgere un’attività. Quando si tratta di vita professionale, le scadenze sono molto comuni ed è di vitale importanza rispettarle. Tuttavia, stabilire le scadenze e rispettarle può non essere facile per tutti, ma è qualcosa che può essere praticato con pazienza (Nawrocki, 2014). Di seguito sono riportati alcuni consigli che ti aiuteranno a fissare delle scadenze che potrai effettivamente rispettare (Matthews, 2020):

Definire le scadenze                   

URGENTE: è facile rimandare un compito quando si sa di avere tutto il tempo per portarlo a termine. Probabilmente sei occupato in qualcosa di più divertente di questo compito specifico. Ma potresti finire per fare la maggior parte del lavoro all’ultimo minuto. Anche se la scadenza non è urgente, è bene definire alcuni compiti che devono essere svolti il prima possibile. In questo modo il lavoro verrà portato avanti quotidianamente e sarai più motivato a portarlo a termine.

PERSONALE: potresti dire a te stesso che devi finire questo compito entro quella data, ma se non hai alcun interesse a portarlo a termine, ti scoraggerai e perderai la motivazione. È bene assicurarsi di avere a cuore tutto ciò che si deve portare a termine, altrimenti si farà fatica a rispettare la scadenza.

Definire le priorità

Stabilire le priorità dei compiti aiuta a organizzare le attività da svolgere nel corso della giornata, della settimana o del mese. Stabilire le tue priorità aumenterà le tue capacità organizzative e influenzerà positivamente le tue prestazioni e la tua produttività (Dagher, 2020). Se non ti senti oberato, il livello di stress potrebbe essere ridotto. Di seguito sono illustrati i modi per gestire il carico di lavoro (LiquidPlanner, 2020): 

  1. Stila un elenco di tutti i tuoi compiti. Questo elenco può essere simile al modello e alla struttura di un elenco di cose da fare. In questa fase non è necessario ordinare i compiti. Basta includerli tutti in questo elenco.
  2. Separa i compiti urgenti da quelli importanti.

Questo modello è composto da quattro quadranti. Questo modello può aiutarti a identificare i compiti che corrispondono a ciascun riquadro. Le attività importanti e urgenti devono essere svolte il prima possibile. I compiti importanti ma non urgenti possono essere svolti in futuro, quindi programmate quando li terminerete. Nel quadrante n. 3 si trovano i compiti urgenti ma non importanti. Questi compiti possono essere assegnati a qualcun altro, di cui vi fidate. Infine, né i compiti urgenti né quelli importanti dovrebbero essere eliminati dalla vostra lista. Questo modello vi aiuta a valutare il valore delle vostre attività e a stabilirne la priorità.   

  1. Ordina i compiti in base all’impegno stimato. Gli esperti di produttività consigliano di iniziare con i compiti che richiedono maggiore impegno, in modo da lasciare i compiti più facili alla fine, quando magari si è più stanchi.
  2. Sii flessibile e adattabile. Le tue priorità potrebbero essere modificate a causa di cambiamenti nella tua vita personale o lavorativa. Bisogna essere flessibili e disposti a riorganizzare alcuni compiti, che probabilmente saranno influenzati da questi cambiamenti.
  3. Riconosci quando tagliare qualcosa. Potrebbero esserci alcune attività che non sono urgenti e importanti. Pertanto, cancellale dalla lista e concentrati sui compiti che devi portare a termine nella giornata.

Evitare le fonti di disorganizzazione

La disorganizzazione è il principale nemico della produttività e di un’efficace gestione del tempo, e porta quindi a livelli più elevati di stress (Pyle, 2020). Queste sono le principali cause di disorganizzazione (Burgess, 2019):

Quando si è organizzati, la produttività può essere migliorata perché si può rimanere più concentrati e i livelli di stress possono essere ridotti. Ecco alcuni modi per evitare le cause legate alla disorganizzazione (Pyle, 2020; Rampton, 2018):

  1. Prendi una decisione: Il primo passo è sempre il più difficile. È bene prendere la decisione di iniziare a essere più organizzati e pensare al motivo per cui è necessario esserlo, in modo da acquisire motivazione.
  2. Fallo quotidianamente: Trova un compito relativo alle tue mansioni e ripetilo ogni giorno. Dopo un certo periodo di tempo, diventerà un’abitudine e sarà molto più facile portarlo a termine.
  3. Elimina le distrazioni: Cerca di eliminare le distrazioni che ti impediscono di portare a termine un compito. La concentrazione sarà maggiore e sarà più facile rimanere organizzati.
  4. Elimina le cattive abitudini: Con questo termine intendiamo, ad esempio, l’assunzione di impegni superiori alle proprie possibilità. In questo caso, a causa del pesante carico di lavoro, si finisce per non fare nulla o per lasciare le cose incompiute. Un’altra cattiva abitudine potrebbe essere quella di affidarsi eccessivamente alla memoria. La memoria può essere molto forte, ma non può conservare tutte le informazioni necessarie. Cerca quindi di portare con te un taccuino dove annotare tutto ciò che vuoi.