Laiko valdymas

Reikalingų atlikti darbų sąrašai

Darbų sąrašas (angl. To Do List) – tai būtinų arba norimų atlikti užduočių suvestinė (Burton-Payne, 2020). Įtrauktos užduotys surašomos prioriteto tvarka.

Darbų sąrašus galima rašyti ant popieriaus arba naudojantis šiuolaikinėmis technologijomis, pvz., įvairiomis programėlėmis arba tokiomis kompiuterinėmis programomis kaip „Word“ ir „Excel“. Užduočių sąrašas užtikrina, kad nepamiršite jame išvardytų užduočių ir leidžia susiplanuoti bei valdyti joms atlikti reikalingą laiką.

Darbų sąrašo sudarymo būdai (Duffy, 2020)

  1. Pasirinkite atitinkamą programėlę (arba popieriaus lapą). Pirmasis žingsnis – pasirinkti tinkamai veikiančią programėlę. Jei jums labiau patinka planuoti ant popieriaus – taip pat puiku. Tačiau programėlė turi tam tikrų pranašumų, palyginti su popieriumi: pavyzdžiui, joje lengviau pridėti naujų užduočių, o skaitmeninis sąrašas nepasimeta taip lengvai, kaip popieriaus lapas. Be to, kai kurios programėlės funkcijos išties patogios: pavyzdžiui, leidžia išrikiuoti darbų sąrašą abėcėlės tvarka arba pagal datą;
  2. Susikurkite daugiau nei vieną sąrašą: skirtingoms temoms ar skirtingoms veiklos sritims pravartu susikurti atskirus sąrašus: pavyzdžiui, vienas sąrašas gali būti skirtas namų ūkio užduotimis, o kitas – profesiniam gyvenimui;
  3. Naują užduotį pridėkite kuo greičiau: kai tik atsiranda nauja užduotis, ją kuo greičiau įtraukite į darbų sąrašą, kad nepamirštumėte ir kad galėtumėte atitinkamai pertvarkyti kitus planus;
  4. Nurodykite terminus: jei užduotis turi terminą, būtinai jį nurodykite – tai padės suskirstyti savo veiklas pagal prioritetus. Terminų priskyrimas naudingas tuo, kad leidžia greitai pamatyti, kurios užduotys turi būti baigtos pirmiau, taip pat padeda susidėlioti visą savaitės tvarkaraštį;
  5. Kasdien peržiūrėkite darbų sąrašą: kiekvieną dieną tikrinkite, ar sąrašas atitinka realybę ir yra įgyvendinamas. Jei šiandienos užduočių įvykdyti neišeina, jas peržiūrėkite;
  6. Rašykite užduotis, o ne tikslus. Tikslai – tai pasiekimai arba norimi rezultatai, todėl juos sunku kiekybiškai įvertinti. Todėl pageidautina susirašyti ne tikslus, o užduotis, reikalingas tiems tikslams pasiekti;
  7. Tebūnie darbų sąrašas suprantamas: naudokite skirtingas spalvas svarbioms veikloms paryškinti, o pačias užduotis formuluokite trumpai, paprasta ir aiškia kalba.

 

Darbų sąrašo nauda (Burton-Payne, 2020)

Daugiau informacijos anglų kalba apie popierinius darbų sąrašus:

 

Daugiau informacijos anglų kalba apie darbų sąrašų sudarymo programėles:

Terminų nustatymas

Terminas – tai vėliausias laikas arba data, iki kurios kažkas turi būti baigta. Kalbant apie profesinį gyvenimą, terminai taikomi visuotinai, todėl labai svarbu jų laikytis. Tiesa, laikytis nustatytų terminų visiems nelengva, todėl verta kantriai save ugdyti (Nawrocki, 2014). Toliau pateikiami patarimai, kurie padės nustatyti terminus taip, kad jų pavyktų iš tikrųjų laikytis (Matthews, 2020).

Kokie turi būti motyvuojantys terminai              

SKUBŪS: lengva atidėlioti, kai žinai, jog užduočiai atlikti dar yra marios laiko. Tokiu atveju veikiausiai kils pagunda imtis kažko įdomesnio negu turima konkreti užduotis, ir didžiąją dalį darbo paskubomis teks baigti paskutinę minutę. Net jei terminas nėra skubus, pasistenkite kai kurias užduotis pasižymėti kaip tokias, kurias reikia atlikti kuo greičiau. Taip kasdien bus bent vienu darbeliu bus pasistūmėta į priekį ir neišblės motyvacija.

ASMENINIAI: lengva pasakyti, kad vieną ar kitą užduotį reikia baigti iki konkrečios datos. Deja, jei nėra suinteresuotumo atlikti užduotį, rankos greitai nusivirs, o motyvacija išnyks kaip dūmas. Imantis užduoties turi rūpėti viskas, ką privalu padaryti; priešingu atveju bus sunku laikytis termino.

PRAKTIŠKI: sunku laikytis terminų, kai užduotis atrodo tarsi bandymas pajudinti kalną. Išeitis – padalinti užduotį į mažesnes dalis ir žingsnis po žingsnio imtis veiksmų.

 

Dažnos terminų nustatymo klaidos (Nawrocki, 2014)

Prioritetai

Prioritetų nustatymas padeda organizuoti dienos, savaitės ar mėnesio veiklas. Prioritetų išsiaiškinimas didina organizacinius įgūdžius ir teigiamai veikia veiklą bei produktyvumą (Dagher, 2020). Prioritetų nustatymas padeda ir tuo atveju, kai jaučiamas nuovargis, nes aiškumas mažina streso lygį. Toliau pateikiami būdai, padedantys valdyti darbo krūvį („LiquidPlanner“, 2020):

  1. Sudarykite visų užduočių sąrašą. Savo struktūra jis gali būti panašus į užduočių sąrašo modelį. Šiame etape dar nereikia suteikti užduotims prioritetų, tiesiog įtraukite jas į bendrą sąrašą.
  2. Išskirkite skubias ir svarbias užduotis.

Šis modelis susideda iš keturių kvadrantų, kuriuos pritaikius galima nesunkiai išsiaiškinti, kurią užduotį kuriam langeliui priskirti. Svarbią ir skubią veiklą reikia atlikti kuo greičiau. Svarbias, bet neskubias užduotis galima atlikti ateityje, tačiau reikia suplanuoti, iki kada jas ketinama baigti. Trečiame kvadrante surašomos skubios, bet nesvarbios užduotys. Jas galima patikėti kam nors kitam, kuriuo pasitikima. Galiausiai sąrašas užbaigiamas neskubiomis ir nesvarbiomis užduotimis, kurioms gyvenime vis dėlto irgi turi rastis vietos. Šis modelis padeda įvertinti veiklas ir priskirti joms atitinkamus prioritetus.

  1. Užduotis skirstykite pagal tai, kiek pastangų reikia joms atlikti. Produktyvumo ekspertai pataria pradėti nuo daugiausiai pastangų reikalaujančių užduočių, o lengvesnes pasilikti pabaigai, kai būsite labiau pavargę.
  2. Būkite lankstūs ir prisitaikantys. Prioritetai gali keistis dėl asmeninio ar profesinio gyvenimo permainų, todėl būtina likti lanksčiam ir peržiūrėti tas užduotis, kurioms minėtos permainos greičiausiai turės įtakos.
  3. Žinokite, ką ir kada išmesti. Planuose gali būti tam tikrų veiklų, kurios nėra nei skubios, nei svarbios. Ištrinkite jas iš  sąrašo ir sutelkite dėmesį į užduotis, kurias turite atlikti tą dieną.

Neorganizuotumas

Neorganizuotumas – pagrindinis produktyvumo ir laiko valdymo priešas, didinantis stresą (Pyle, 2020). Štai pagrindinės neorganizuotumo priežastys (Burgess, 2019):

Organizuotumas gerina produktyvumą, nes padeda išlikti susikaupus ir mažina stresą. Štai keletas būdų, kurie padės išvengti neorganizuotumo (Pyle, 2020; Rampton, 2018):

  1. Apsispręskite: pirmas žingsnis visada pats sunkiausias. Apsispręskite nuo šiol būti labiau organizuotas ir pagalvokite, kodėl jums to reikia, kad įgytumėte motyvacijos;
  1. Darykite tai kasdien: pasirinkite tiesiogiai su pareigomis ar profesine veikla susijusią užduotį ir kartokite ją kiekvieną dieną. Po kurio laiko tai taps įpročiu, ir užduotį bus daug lengviau atlikti;
  2. Pašalinkite trukdžius: stenkitės pašalinti blaškančius veiksnius, kurie trukdo atlikti užduotį. Maksimaliai susikoncentravus kur kas lengviau išlikti organizuotam;
  3. Atsisakykite blogų įpročių: blogais šiuo atveju laikomi įpročiai prisiimti daugiau atsakomybių, negu leidžia galimybės. Tokiais atvejais dėl didelio darbo krūvio išvis nieko nedaroma arba darbai lieka nebaigti. Kitas blogas įprotis – pasikliauti savo atmintimi. Atmintis gali būti išties gera, tačiau ji negali išsaugoti visos reikalingos informacijos. Siūloma nešiotis popierinę ar skaitmeninę užrašinę, kurioje patogu žymėtis rūpimus dalykus.