Vidinė komunikacija

Vidinė komunikacija – tai veikla, kuria siekiama veiksmingo organizacijos dalyvių bendravimo. Jos apimtis priklauso nuo organizacijos ir ją vykdančio asmens ir gali įvairuoti nuo informacinių pranešimų ir kampanijų kūrimo bei pristatymo vadovybės vardu iki abipusio dialogo palengvinimo ir organizacijos dalyvių bendravimo įgūdžių ugdymo (Wikipedia, 2021).

Vidinę komunikaciją valdymo komunikacijos ir viešųjų ryšių tyrėjai bei praktikai laiko pagrindine ryšių su visuomene sritimi, kurios svarba nuolat auga (Verčič ir Špoljarić, 2020; Men ir Yue, 2019).

7 priežastys, kodėl vidinė komunikacija yra svarbi (pagal Moseley, 2020):

  1. Informuoja žmones,
  1. Sudaro žmonėms išsamesnį organizacijos vaizdą,
  2. Padeda kurti organizacijos kultūrą,
  3. Įtraukia žmones,
  4. Padeda nuraminti žmones krizių metu,
  5. Suteikia darbo vietai naujų verčių,
  6. Sukuria grįžtamojo ryšio, debatų ir diskusijų galimybę.

Norint sukurti efektyvią vidinę komunikaciją, reikalingi tokie įgūdžiai kaip gebėjimas pasakyti „ne“, gebėjimas bendradarbiauti, nuoseklumas, susitelkimas į auditoriją ir aktyvus klausymasis.

Pagrindiniai komunikacijos kanalai

Šiuolaikinės įmonės ir organizacijos, norėdamos pasiekti savo vidinę auditoriją, naudoja daugybę kanalų: nuo ​​tradicinio, tiesioginio bendravimo iki spausdintų leidinių, elektroninės žiniasklaidos ir socialinių tinklų (Verčič ir Špoljarić, 2020). Visų lygių darbuotojai turi būti susipažinę su visais (arba dauguma) šių skirtingų bendravimo būdų.

Taigi, norint pagerinti galimybes patekti į darbo rinką, reikia lavinti dažniausiai šiuolaikinėse darbovietėse reikalingus komunikacijos įgūdžius, tokius kaip:

1) bendravimas akis į akį,
2) mokėjimas naudotis vaizdo konferencijomis,
3) tinkamai / profesionaliai atliekami telefono skambučiai,
4) mokėjimas naudotis el. paštu,
5) mokėjimas naudotis teksto žinutėmis,
6) mokėjimas naudotis internetinėmis pranešimų platformomis ir
7) mokėjimas naudotis socialiniais tinklais (Dato, 2020).

Įmonės pasirenka tinkamą komunikacijos kanalą kiekvienam pranešimui, kad verslas vyktų efektyviai, todėl norint atliepti šiuos poreikius, reikia ugdytis tinkamus įgūdžius.

 

Kokie yra kiekvieno ryšio kanalo privalumai

Kiekvienas komunikacijos kanalas turi savų privalumų ir trūkumų. Toliau aptariami kiekvieno komunikacijos kanalo privalumai:

  1. Bendravimas akis į akį. Tai vis dar yra pageidaujamas komunikacijos kanalas, jei pagrindinis tikslas yra aiškiai perteikti ir suprasti pranešimą. Bendravimas asmeniškai leidžia palaikyti diskusiją, tai taip – neverbalinius gestus, veido išraiškas ir asmeninę charizmą pranešimui sustiprinti (Kokemuller, 2018);
  2. Vaizdo konferencijos. Vaizdo skambučiai leidžia greitai pasidalinti ekranu ir sutaupo laiko, kurį šiaip reikėtų skirti kelionei. Be to, jie išlaiko galimybę matyti veido išraiškas, taigi, leidžia bendrauti lanksčiai ir palaikyti sudėtingus ar ilgus pokalbius (Podium, 2020);
  3. Telefono skambučiai. Puiki alternatyva, kai reikia skubiai susisiekti ir greitai gauti atsakymus. Šis dvipusio ryšio kanalas realiuoju laiku leidžia išgirsti ir reaguoti į balso toną (Podium, 2020);
  4. El. paštas. Ši komunikacijos forma leidžia lanksčiau pasirinkti atsakymo laiką. Galima išsiųsti žinutę vieną dieną ir gauti atsakymą po kelių valandų arba kelių dienų. Toks bendravimas gali būti tiek momentinis, tiek romus, be laiko spaudimo (Kokemuller, 2018);
  5. Tekstiniai pranešimai: SMS žinutės yra aktyvus komunikacijos kanalas, suteikiantis lankstumo, kai reikia greitai išsiųsti esminius pranešimus ar informaciją (Avochato, 2021);
  6. Socialinės medijos: naudojimosi socialine medijomis tvarka turi būti aiški. Socialinės medijos tinka darbuotojų mokymams; įgalina visuomenininkus ir kitus aktyvistus; tinka lyderystei ir įtakingiems liudijimams, įskaitant reklaminius, skleisti; bendrinamo, aktualaus ir praktiško turinio strategijoms įgyvendinti (Ewing, 2019).

 

PRAKTINĖ UŽDUOTIS


Pavadinimas:
Avarinis įvykis

Tikslas: padėti dalyviams įsijausti į darbdavio vietą ir nuspręsti, kokius komunikacijos kanalus (-ius) naudoti tam tikru atveju. Siekiama, kad dalyviai įgytų kitokį požiūrį ir suvoktų vidinės komunikacijos svarbą.

Ugdomi įgūdžiai: kritinis mąstymas, aktyvus klausymas, diskusija ir argumentavimas.

Minimalus dalyvių skaičius: 2.

Trukmė: 15–20 minučių.

Minimalus instruktorių skaičius: 1.

Kiti reikalavimai: atsižvelgiant į dalyvių skaičių, turėtų būti pakankamai erdvės, kad visi galėtų žiūrėti vienas į kitą ir dalyvauti diskusijoje ar dialoge.

Trumpas aprašymas: visi dalyviai susėda ratu arba taip, kad aiškiai matytų vienas kitą. Instruktorius perskaito toliau pateikiamą scenarijų. Dalyviai turi nuspręsti, kokiais komunikacijos kanalais būtų galima perduoti pranešimą organizacijos viduje; taip pat aptaria vidinės komunikacijos svarbą organizacijai.

Scenarijus:

„Bendrovės pajamos mažėja, o direktorių valdyba nusprendė a) sumažinti visų darbuotojų atlyginimus 15 proc. ir b) sumažinti darbuotojų skaičių 10 proc. Tai galutinis sprendimas, apie kurį žmogiškųjų išteklių skyrius turi nedelsdamas pranešti visiems darbuotojams.

 

Nuorodos

  1. Dato, N. (2020) 7 best communication channels for a connected team, Podium. Accessed at: https://www.podium.com/article/communication-channels/
  2. Happeo (2021) Guide to understanding & improving Internal Communications in your business, 22 June 2021. Accessed at: https://www.happeo.com/internal-communications-essentials
  3. Kurti, S. and Dollani, P. (2019) Employees’ perceptions on effective communication channels – A case study from Albanian banking sector, Economics and Culture, vol.16, no.1, 2019.
  4. Men, L.R. and Yue, C.A. (2019) Creating a positive emotional culture: Effect of internal communication and impact on employee supportive behaviors, Public Relations Review, vol.45, no.3, September 2019.
  5. Moseley, Corey (2020) 7 reasons why internal communications is important, Jostle blog. Assessed at: https://blog.jostle.me/blog/why-is-internal-communications-important
  6. Verčič, A.T. and Špoljarić, A. (2020) Managing internal communication: How the choice of channels affects internal communication satisfaction, Public Relations Review, vol.46, no.3, September 2020.
  7. Wikipedia (2021) Internal communications. Accessed at: https://en.wikipedia.org/wiki/Internal_communications
  8. “SME Insights: Why You Should Pay Attention to Internal Communications”, © 2011 – 2021 SkillsYouNeed.com, Retrieved November 23, 2021, from https://www.skillsyouneed.com/rhubarb/internal-communications-strategy.html.
  9. https://www.potential.com/articles/5-important-reasons-why-teamwork-matters/
  10. Pay Attention to Internal Communications”, © 2011 – 2021 SkillsYouNeed.com, Retrieved November 23, 2021, from https://www.skillsyouneed.com/rhubarb/internal-communications-strategy.html.