Zeitmanagement
To-Do-Listen
Eine To-Do-Liste “ist eine Liste von Aufgaben, die Sie erledigen müssen, oder von Dingen, die Sie erledigen wollen” (Burton-Payne, 2020). Die darin enthaltenen Aufgaben sind so organisiert, dass sie nach Prioritäten geordnet werden können.
Diese Art von Listen kann entweder auf ein Blatt Papier geschrieben werden oder Sie können technische Hilfsmittel wie entsprechende Apps oder Computerprogramme wie Word und Excel verwenden. Mit einer To-Do-Liste können Sie sicherstellen, dass Sie keine der Aufgaben vergessen und dass Sie die Zeit, die Sie für die Erledigung benötigen, auch einteilen können.
Wege, die Ihnen helfen, Ihre Aufgabenliste für sich arbeiten zu lassen . (Duffy, 2020)
1. Wählen Sie die richtige App (oder verwenden Sie Papier): Der erste Schritt ist die Auswahl der App, die am besten zu Ihnen passt. Falls Sie ein einzelnes Papier bevorzugen, ist das auch in Ordnung. Eine App hat jedoch einige Vorteile gegenüber Papier. Zum Beispiel können Sie leichter neue Aufgaben hinzufügen und es ist nicht so einfach, die digitale Liste zu verlieren, solange sie gespeichert ist. Außerdem gibt es mehrere Optionen, um Ihre Aufgaben anzuzeigen, z. B. alphabetisch oder nach Fälligkeitsdatum.
2. Erstellen Sie mehr als eine Liste: Es kann hilfreich sein, verschiedene Listen zu unterschiedlichen Themen oder Tätigkeitsbereichen zu erstellen. Sie können eine andere Liste für den Haushalt und eine andere für Ihr Berufsleben erstellen.
3. Fügen Sie neue Aufgaben so schnell wie möglich hinzu: Wenn eine neue Aufgabe auftaucht, müssen Sie sie so schnell wie möglich zu Ihrer Liste hinzufügen, damit Sie sie nicht vergessen und Zeit haben, Ihre Pläne bei Bedarf umzustrukturieren.
4. Erwähnen Sie Fälligkeitsdaten: Wenn eine Aufgabe eine Frist hat, dann fügen Sie sie hinzu. Das hilft Ihnen, Ihre Aktivitäten zu priorisieren. Die Zuweisung von Fälligkeitsterminen kann sehr hilfreich sein, da Sie schnell sehen können, welche Aufgaben beispielsweise bis morgen erledigt sein müssen, und sie hilft Ihnen auch, Ihren Zeitplan für die Woche zu organisieren.
5. Überprüfen Sie Ihre Liste täglich: Behalten Sie Ihre Liste täglich im Auge und prüfen Sie, ob sie sinnvoll und durchführbar ist. Falls Ihre heutigen Aufgaben nicht erledigt werden können, überlegen Sie sich eine Überarbeitung.
6. Schreiben Sie Aufgaben, keine Ziele: Ziele sind Errungenschaften oder wünschenswerte Ergebnisse und als solche schwer zu quantifizieren. Daher sollten Sie lieber die Aufgaben aufschreiben, die zum Erreichen Ihrer Ziele erforderlich sind, als das Ziel selbst.
7. Machen Sie Ihre Aufgabenliste lesbar: Verwenden Sie verschiedene Farben, um bestimmte wichtige Aktivitäten hervorzuheben, und verwenden Sie eine knappe und einfache Sprache.
Vorteile der Erstellung einer Aufgabenliste (Burton-Payne, 2020)
Fristen setzen
Eine Frist ist der Zeitpunkt oder das Datum, bis zu dem etwas abgeschlossen sein muss. Im Berufsleben sind Fristen sehr häufig und es ist von entscheidender Bedeutung, sie einzuhalten. Das Setzen und Einhalten von Fristen mag jedoch nicht für jeden von uns einfach sein, aber es ist etwas, das mit Geduld geübt werden kann (Nawrocki, 2014). Im Folgenden finden Sie einen Ratschlag, der Ihnen helfen soll, Fristen zu setzen, die Sie auch tatsächlich einhalten werden (Matthews, 2020):
Fristen einhalten
DRINGEND: Es ist leicht, eine Aufgabe aufzuschieben, wenn man weiß, dass man viel Zeit hat, sie zu erledigen. Vielleicht sind Sie gerade mit etwas beschäftigt, das mehr Spaß macht als diese Aufgabe. Aber vielleicht erledigen Sie den Großteil der Arbeit in letzter Minute. Auch wenn die Frist nicht dringend ist, sollten Sie versuchen, einige Aufgaben zu definieren, die so schnell wie möglich erledigt werden sollten. Auf diese Weise kommen Sie täglich mit Ihrer Arbeit voran und sind motivierter, die Aufgabe zu erledigen.
PERSÖNLICH: Sie können sich selbst sagen, dass Sie diese Aufgabe bis zu diesem Datum erledigt haben müssen, aber wenn Sie kein Interesse daran haben, diese Aufgabe zu erledigen, dann werden Sie entmutigt und verlieren Ihre Motivation. Vergewissern Sie sich, dass Ihnen alles, was Sie zu tun haben, am Herzen liegt; andernfalls wird es Ihnen schwerfallen, die Frist einzuhalten.
AKTIONSFÄHIG: Es ist wirklich schwer, die Fristen einzuhalten, wenn Ihre Aufgaben sich anfühlen, als müssten Sie Berge versetzen. Teilen Sie Ihre Aufgaben in kleinere Stücke auf und gehen Sie Schritt für Schritt vor.
Häufige Fehler bei der Festlegung von Fristen (Nawrocki, 2014)
Prioritäten setzen
Die Festlegung von Prioritäten für Ihre Aufgaben hilft Ihnen, die Aktivitäten zu organisieren, die Sie im Laufe des Tages, der Woche oder des Monats erledigen müssen. Die Festlegung von Prioritäten verbessert Ihre organisatorischen Fähigkeiten und wirkt sich positiv auf Ihre Leistung und Produktivität aus (Dagher, 2020). Wenn Sie sich überfordert fühlen, kann das Stressniveau gesenkt werden. Im Folgenden werden Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie Ihr Arbeitspensum bewältigen können (LiquidPlanner, 2020):
1.Erstellen Sie eine Liste mit all Ihren Aufgaben. Diese Liste kann dem Modell und der Struktur einer Aufgabenliste ähnlich sein. In diesem Stadium müssen Sie Ihre Aufgaben nicht mehr ordnen. Nehmen Sie sie einfach alle in diese Liste auf.
2.Trennen Sie dringende von wichtigen Aufgaben.
Dieses Modell besteht aus vier Quadranten. Dieses Modell kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Aufgaben in die einzelnen Felder passen. Aktivitäten, die wichtig und dringend sind, müssen so schnell wie möglich erledigt werden. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, können in der Zukunft erledigt werden, also planen Sie, wann Sie sie erledigen. Im Quadranten Nr. 3 befinden sich Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben können Sie einer anderen Person übertragen, der Sie vertrauen. Schließlich sollten weder dringende noch wichtige Aufgaben von Ihrer Liste gestrichen werden. Dieses Modell hilft Ihnen, den Wert Ihrer Aktivitäten einzuschätzen und sie entsprechend zu priorisieren.
1.Ordnen Sie die Aufgaben nach dem geschätzten Aufwand. Produktivitätsexperten empfehlen, mit den Aufgaben zu beginnen, die den größten Aufwand erfordern, so dass die leichteren Aufgaben erst zum Schluss erledigt werden, wenn Sie vielleicht schon müde sind.
2.Seien Sie flexibel und anpassungsfähig. Ihre Prioritäten könnten sich aufgrund von Veränderungen in Ihrem persönlichen oder beruflichen Leben ändern. Sie müssen flexibel und bereit sein, einige Aufgaben neu zu organisieren, die wahrscheinlich von diesen Veränderungen betroffen sein werden.
3.Wissen, wann man etwas streichen sollte. Vielleicht gibt es einige Aktivitäten, die nicht dringend und wichtig sind. Streichen Sie diese daher von Ihrer Liste und konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen müssen.
Vermeiden Sie die Ursachen von Desorganisation
Desorganisation ist der größte Feind von Produktivität und effektivem Zeitmanagement und führt daher zu einem höheren Stressniveau (Pyle, 2020).
Dies sind die Hauptursachen für Desorganisation (Burgess, 2019):
Wenn wir organisiert sind, kann unsere Produktivität verbessert werden, weil wir uns besser konzentrieren können und das Stressniveau reduziert werden kann. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Ursachen für Desorganisation vermeiden können (Pyle, 2020; Rampton, 2018):
1. Treffen Sie eine Entscheidung: Der erste Schritt ist immer der schwierigste. Fassen Sie den Entschluss, sich mehr zu organisieren, und überlegen Sie, warum Sie sich organisieren müssen, um sich zu motivieren.
2. Tun Sie es täglich: Suchen Sie sich eine Aufgabe, die mit Ihren Pflichten zusammenhängt, und wiederholen Sie sie jeden Tag. Nach einiger Zeit wird es zur Gewohnheit und es wird viel leichter sein, sie auszuführen.
3. Beseitigen Sie Ablenkungen: Versuchen Sie, Ablenkungen zu beseitigen, die Sie an der Erledigung e i n e r Aufgabe hindern. Ihre Konzentration wird maximiert und es wird leichter sein, organisiert zu bleiben.
4. Schlechte Gewohnheiten ablegen: Mit diesem Begriff meinen wir zum Beispiel, dass Sie sich mehr vornehmen, als Sie bewältigen können. In diesem Fall führt die hohe Arbeitsbelastung dazu, dass man nichts mehr tut oder Dinge unvollendet lässt. Eine andere schlechte Angewohnheit ist, sich zu sehr auf Ihr Gedächtnis zu verlassen. Ihr Gedächtnis kann sehr gut sein, aber es kann nicht alle benötigten Informationen speichern. Nehmen Sie daher ein Notizbuch mit, in dem Sie alles notieren können, was Sie brauchen.
